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关于如何做好一场活动策划?这里分享一个5I思考模型

2017-12-25 16:54



活动策划并非拍脑袋纯创意而已,更需要结构化的方法论。


一个活动的策划要符合“注意力-兴趣-门槛-参与”原则。从吸睛的卖点(注意力)、到有趣的活动形式(兴趣)、友好的参与方式(门槛),最后是参与时的现场体现(参与),每个环节都要照料到。




生成活动创意后,策划案阶段主要是确定活动目标及主题、活动名称、时间、场地、流程、议程、节目设置、设计风格、现场制作效果图、传播渠道、媒介核价、演艺资源确定、报名渠道、物料清单、人员安排、预算编制、执行节点表等。


这里分享我们内部使用的四大类型活动方案模板框架:




演出类活动营销策划方案框架导图(演出/年会/晚会/音乐会/演唱会/庆典)


互动类活动营销策划方案框架导图(促销/互动/地推)


评选类活动营销策划方案框架导图(大赛/选秀/选拔赛)


除了看同行的方案资源,到在线文库网站浏览策划方案模板也是一个选择,例如豆丁、道客巴巴、百度文库、360doc等(质量可能较为参差,也比较旧)。


当然,在公司内部一般都保存着这类活动策划方案模板。这些问一些同事应该都会有。


以上做法再加上跟同事讨论,基本覆盖活动策划流程的盲点。


03  
Implement执行管理阶段


尽管在策划案阶段已经把主要的落地环节给初步敲定好,但切记要灵活调整,不要局限在此前已经制定好的方案上。


物料设备的制作及租赁、场地预订、出行住宿、人员外包、媒介投放、媒体联系、报名平台、交通预订等,除了用合作开的供应商之外,也有很多互联网产品来提供全面而细分的需求解决方案。


举个例子,活动所需要的设计物料,如果内部忙不过来,可以先在服务众包平台找服务商(B2B模式,如猪八戒网等),或者可以自己用在线平面设计(SaaS模式,如创客贴等),然后在标准化物料印刷平台制作物料(F2B模式,如云印网等),直接快递到活动场地。线上即可完成所需物料准备工作,当然如果时间允许,还是要当面确认物料细节。


在这里分享个人常用的活动执行工具网址导航eventtool.cc,比较小众,但收录了上述每个环节的效率工具。有两个大类分类,分为筹备和推广两大部分,大概10个环节。




活动筹备环节,还可以引入项目管理工具,协同办公。例如:明道、teambition等。


如果不想全面使用项目工具,可以把执行的清单及项目管理手册用文件协同工具同步,个人习惯用Salesforce旗下的Quip,使团队都对进度及信息一目了然。此外还有有道云笔记、石墨文档等。


另外订金、付款时间、是否开发票、开什么类型发票这些要提前明确。


总之,现在产业互联网不断发展,能通过互联网的力量解决的执行问题,可以考虑在线解决。一定程度上,会让你方便到尖叫。个人也对这些工具比较多关注,欢迎评论留言哦。


04  
Interaction宣传招商阶段


执行阶段及宣传招商阶段不一定有明确的先后顺序,很多时候都是同步开展的。


首先要做一份漂亮的招商方案。招商合作阶段要将活动产品化,开发活动的资源价值,建立不同的权益产品包。(关于招商方案的撰写,日后会专门讨论一下)


这里面的关键,是要把赞助权益的产品包组合起来,在形式及实质上都能让合作方感到吸引。跟其他品牌商务合作时,也能对自己的活动资源心中有事,随时讲出我们可以提供哪些重要权益。


合作单位,如联合举办方、协办方、指导机构、支持机构等,可以在宣传过程中不断丰富。通过资源整合,将活动影响力做起来。


另外资源对接、商务合作始终是最头疼的问题。此时,微信群仍然是最好用的社区产品,即时触达,高频,互动性强,让资源更高效地流动。


通过自己添加公众号的粉丝社群、让同事朋友推荐添加,就可以积累很多的商务合作微信群(或QQ群),这些群员往往都有共同的需求,容易一拍即合。个人很多的业务合作,依然都是通过微信群撮合的。


社群外,像市场部网的异业合作频道、BD沃客等也是一个高效的渠道。轻松实现跨界资源合作。


除了线上,参加一个同类商家人群的集市活动或者展会,也能在短时间内让你快速获取合作资源。


反正就是要用上一切免费资源。


权益需要用EXCEL量化时间及数量,相关责任人,并用邮件来确认。


个人认为,对待合作商家要公平,实事求是,不能因为对方是金主就惟命是从、什么都答应。明确各自合理的权益,我们只是合作关系,而不是甲乙方的关系。做一个主办方应有的自信。


另外分工一定要明确,相关联系人一定要具体指定。即便共同在跟商家的对接群上,也应由同一个同事来作为发声者。我们内部先沟通好再给答复。


除了招商和异业合作,此阶段还要在事件营销H5、倒计时海报、朋友圈九宫格海报、给嘉宾的专属邀请函等视觉上做文章。


以上这四个阶段,不一定按照着严格的先后顺序,而可能是反复的、相互交叉的


05  
Induction复盘传播阶段


活动现场的结束并不代表活动营销的完结。活动后的细节拿捏更见功夫。但很多人往往忽略这个环节的重要性。


主要做三件事:


1)信息统计(媒体报道、项目结算、效益统计<流量、资金、品牌收益>);


2)嘉宾追踪(答谢信、客户用户满意度调查、进一步转化合作/销售的跟进);


3)事件发酵(活动报道、案例包装、联合KOL营销事件包装推广)。


关于第三点,一方面需要刊发新闻稿,另一方面,通过案例分享,投放到相关活动传播行业门户及广告营销媒体。数英网、广告门、益闻网及众多公关营销KOL自媒体都是这些案例的投放渠道。


这为了观众认同感,以沉淀忠诚度;当然也为了活动的公关效果,为下一次的招商做案例准备;而更为重要的是,活动后的活动报道,才是活动营销的最大价值,在全网充分刷存在感。


06  
结语

活动策划执行大抵包括这 5 I 流程。各种活动策划的经验分享也是殊途同归,通过系统的活动管理以及结构化输出,让活动策划效率倍增。
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